Microsoft 365

Microsoft betreibt den Dienst. Für deine Daten bist trotzdem du zuständig.

Microsoft 365 ist bei den meisten Betrieben angekommen — Postfächer, Dateien, Zusammenarbeit. Was seltener angekommen ist: Der Vertrag, den man dafür unterschreibt, verpflichtet Microsoft zum Betrieb der Plattform, nicht zur Sicherung deiner Inhalte.

Das ist kein Kleingedrucktes-Trick, sondern branchenüblich. Es überrascht trotzdem zuverlässig — meistens in dem Moment, in dem jemand ein Postfach zurückbraucht, das vor vier Monaten gelöscht wurde.

Was wir übernehmen

Einrichtung. Konten, Gruppen, Berechtigungen und Anmeldung mit zweitem Faktor. Der zweite Faktor ist die eine Maßnahme mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung — und die, gegen die es die meisten Ausreden gibt.

Verwaltung. Konten anlegen, Berechtigungen setzen, Lizenzen im Blick behalten. Letzteres spart in fast jedem Bestand Geld: Bezahlt wird häufig für Zugänge, die seit Monaten niemand nutzt.

Sicherung. Postfächer, Dateien und geteilte Ablagen werden täglich gesichert — in ein deutsches Rechenzentrum, mit langer Aufbewahrung und einem monatlichen Nachweis darüber, dass es tatsächlich gelaufen ist.

Der Fall, der immer wieder auftritt

Jemand verlässt den Betrieb. Das Konto wird gelöscht, weil es Geld kostet. Ein halbes Jahr später sucht jemand die Korrespondenz zu einem Vorgang, der nun strittig ist.

Ohne eigene Sicherung ist das vorbei — der Papierkorb hat eine Frist, und die ist kürzer, als jeder Rechtsstreit dauert. Mit Sicherung ist es eine Rückfrage von zehn Minuten.

Dasselbe gilt für die Datei, die jemand vor drei Monaten „aufgeräumt" hat, und für den Ordner, der bei einer Umstrukturierung mit umgezogen wurde.

Was Zusammenarbeit nicht ersetzt

Geteilte Ablagen sind kein Ersatz für eine Ordnung, die jemand festgelegt hat. Wir haben oft dieselbe Datei in vier Ständen an drei Orten gefunden — und dann eine Diskussion darüber, welcher Stand gilt.

Wir richten das mit ein, wenn du magst. Das ist weniger Technik als Absprache, aber es entscheidet darüber, ob das Werkzeug Zeit spart oder kostet.